En corto
Manda un recordatorio la víspera en el que se pueda contestar «No puedo ir» con un toque; di al reservar con cuánto tiempo hay que avisar y qué pasa si no se avisa; pide señal en las citas largas o en las primeras visitas; vende bonos, y apunta quién falla para hablar con él.
Lo que cuesta una cita vacía
Haz la cuenta con tus números. Si una sesión son 40 € y se te quedan vacías dos a la semana, son 80 € a la semana; en un año de unas 44 semanas de trabajo, más de 3.500 €. Y sin contar a quien quería esa hora y no la tuvo.
Por qué no viene la gente
- Se le olvida, sobre todo si la cita se dio hace semanas.
- Le da apuro avisar. Llamar para anular cuesta más que no ir, y más si hay que dar explicaciones.
- No sabe cómo avisar, o el teléfono solo se coge a ciertas horas.
- No le ha costado nada reservar. Una primera visita gratis o una cita sin señal se pierden con más facilidad.
- Le ha surgido algo: un niño con fiebre, una reunión. Eso no se evita, pero si avisa a tiempo, el hueco se aprovecha.
Casi todo se arregla haciendo que avisar sea más fácil que no ir.
Un recordatorio al que se pueda contestar
El recordatorio de la víspera es lo que más ayuda: llega a tiempo para que se acuerde y, si no puede venir, para que el hueco lo aproveche otro. Lo importante es que se pueda contestar con un toque, «Sí, voy» o «No puedo ir». Si para anular hay que llamar, mucha gente no llama.
En el mensaje, lo justo: quién, cuándo, dónde y cómo anular. Nada del motivo de la consulta ni del tratamiento, que el móvil lo puede ver otra persona.
Por dónde mandarlo
| Lo que cuesta | Lo bueno | Lo malo | |
|---|---|---|---|
| Correo | Casi nada; suele ir incluido | Se contesta con un botón | Hay quien no lo mira a diario |
| SMS | Se paga cada mensaje | Llega a cualquier móvil | Para contestar hay que escribir o llamar |
| WhatsApp, a mano | Nada, pero es tu tiempo | Casi todo el mundo lo tiene | Uno a uno y desde tu número |
| WhatsApp automático | Se suele pagar cada mensaje | Sale solo | Pide cuenta de empresa y mensajes aprobados |
Si buscas recordatorios de citas por WhatsApp gratis: a mano, sí. Con WhatsApp Business puedes guardar respuestas rápidas y mandarlas una a una. Que salgan solos y gratis, no: los envíos automáticos por WhatsApp suelen pagarse por mensaje. Te dejamos mensajes de recordatorio para copiar, por tipo de centro.
En Gestor Centro el recordatorio va por correo, con los dos botones, y está incluido en la nube: si contesta «No puedo ir», la cita se anula y el hueco queda libre. Así funciona el recordatorio.
Unas normas de cancelación claras
Que se sepa antes de reservar con cuánto tiempo hay que avisar y qué pasa si no se avisa. Escríbelo en tu web, en la confirmación de la cita y en el recordatorio, para que nadie se entere el día que le toca pagar. Por ejemplo:
«Si no puedes venir, avísanos con 24 horas desde el botón del correo o llamándonos. Si no avisas, la sesión se cobra o se descuenta de tu bono.»
Y aplícalas con cabeza: a quien falla por primera vez por una urgencia, mejor perdonárselo; a quien falla cada mes, no.
En las clases funciona igual: si cancela dentro del plazo, la clase vuelve a su bono y la plaza queda libre para otro.
Una señal en las citas largas y en las primeras visitas
Pagar una parte al reservar filtra a quien reserva por reservar. No hace falta en todo: basta en las citas que más duelen si se quedan vacías, como un tratamiento largo, una primera visita o las horas más pedidas.
Que el dinero llegue a tu cuenta: cobra la señal con el TPV virtual de tu banco y descuéntala al cobrar la cita.
Bonos: lo pagado se aprovecha
Quien ha pagado un bono por adelantado tiene un motivo más para venir. Y si tus normas dicen que la sesión que no se avisa cuenta como hecha, no hay que ir detrás de nadie para cobrarla.
Apunta quién falla
Marca como «No vino» cada cita a la que no vienen, en vez de borrarla. Así sabes quién falla una vez y quién falla siempre, y puedes hablar con él, pedirle señal o no darle las horas más pedidas. En Gestor Centro, «No vino» es un estado de la cita y la agenda se puede filtrar por él.
Que el hueco libre no se pierda
Cuando alguien avisa a tiempo, el hueco solo sirve si lo coge otro. Ten apuntado quién quiere adelantar su cita, aunque sea en una libreta, y llámale en cuanto se libere. Y si tus clientes reservan desde tu web, que el hueco anulado vuelva a salir libre en el momento.
Según tu tipo de centro
- Peluquerías y estética: señal en los servicios largos, como unas mechas, un alisado o una sesión de láser, y recordatorio la víspera.
- Fisioterapia y logopedia: sesiones de cada semana, mejor con bono y con normas claras de aviso. Con niños, manga ancha cuando avisan de que están malos.
- Psicología: un recordatorio discreto, sin el motivo, y tus normas sobre la sesión que no se avisa, dichas desde la primera.
- Pilates y yoga: un plazo para cancelar que devuelva la clase al bono y libere la plaza.
Recordatorios con «Sí, voy» y «No puedo ir», incluidos
Van en la web con la nube, 450 € al año más IVA por centro, sin pagar por cada aviso. Y el programa es de pago único.