Plantilla de agenda de citas en Excel, gratis

Qué trae la plantilla

• Servicios: hasta 30, cada uno con lo que dura y lo que cuesta, y los nombres de hasta ocho profesionales.
• Agenda: una cita por fila. Profesional, servicio y estado se eligen de una lista; la duración, la hora a la que termina y el precio se rellenan solos. Las citas atendidas salen en verde, las que no vinieron en rojo y las anuladas en gris.
• Resumen: pones dos fechas y te dice las citas de cada estado, el porcentaje que no vino, lo cobrado, lo que se perdió por las que no vinieron y cómo le ha ido a cada profesional.
• Para imprimir: un día de 9:00 a 21:00, cada cuarto de hora, con una columna por persona del equipo.

Funciona en Excel, en LibreOffice y en Google Sheets, y no lleva macros. Las casillas amarillas son las que se escriben; las azules se calculan.

Cómo usarla, paso a paso

1. En «Servicios», cambia los ejemplos por los tuyos. Pon la duración de verdad, con el tiempo de recoger y preparar la cabina o el sillón.
2. Escribe los nombres de tu equipo en la columna «Profesional».
3. En «Agenda», apunta cada cita en una fila: fecha, hora, profesional, cliente, teléfono y servicio.
4. Cuando te confirme, ponla en «Confirmada». Al acabar el día, «Ha venido» o «No vino». Si la anulan, «Anulada».
5. Para ver un día, filtra la columna de la fecha; para ver la agenda de una persona, la de profesional.
6. A final de mes, mira el «Resumen». Para el mes siguiente, guarda una copia y vacía la agenda.

Para que no se crucen dos citas

• Una sola agenda, en un solo sitio. Si una persona apunta en el Excel y otra en una libreta, tarde o temprano se dan dos citas a la misma hora.
• Mira la hora a la que termina. Antes de dar una cita, ordena por fecha y hora y mira la columna «Termina» de la cita anterior de esa persona: si acaba después de la hora que vas a dar, no cabe.
• Apunta siempre el teléfono. Es lo que te deja avisar si hay que mover la cita.
• No borres las que no vinieron ni las anuladas: márcalas. Así sabes cuántas citas se pierden y quién falla más de una vez.
• Haz una copia cada semana. Si la tenéis en Google Sheets o en una carpeta compartida, que solo la editen quienes dan citas.

Si prefieres el papel

La hoja «Para imprimir» es un día entero en un folio, con el nombre de cada persona del equipo arriba. Imprime una por día, o una tanda para la semana, y escribe la fecha arriba. Si no usas Excel, tienes la agenda en PDF para imprimir: un día con cuatro columnas para el equipo, cada cuarto de hora, y una semana de lunes a sábado, cada media hora. Funciona, pero el papel no avisa a nadie: el recordatorio lo tienes que mandar tú. Aquí tienes mensajes de recordatorio listos para copiar.

Cuándo se queda corta una agenda en Excel

Para empezar, o para una persona sola con pocas citas, una agenda en Excel va bien. Se queda corta cuando:

• Dan citas varias personas a la vez: una hoja de cálculo no avisa si dos cogen el mismo hueco.
• Quieres que tus clientes reserven solos desde el móvil, a cualquier hora.
• Mandar los recordatorios a mano te quita media hora al día.
• Vendes bonos y hay que ir descontando las sesiones.
• Quieres ver la ficha de cada cliente, con sus avisos, al darle la cita.

Para eso está Gestor Centro: la agenda por profesional y por cabina, la ficha de cada cliente, los bonos que se descuentan solos y el cobro desde la cita, en el ordenador de tu centro. El programa es de pago único, 1.449 € más IVA. Y si quieres que te reserven por Internet y que el recordatorio salga solo, la web con la nube son 450 € al año. Así se ve un día con el programa, paso a paso.